而批示日期，則用月份加日期組代碼，比如7月20日，就是720。

如果同一天批閱了同一個地市的兩份急件？就在日期後加一欄“—1”、“—2”，這些在台賬上均要現。

而台賬，就是這十幾盒文件盒的總“目錄”。

那麼要找一份關於章昌市、且在7月20日批閱的急件？

就直接找“A—1—720”。

每一個類別的編碼，用夾子夾一疊，按順序放進文件盒。

最後，在每一盒文件封皮寫上的批閱時間段，例如：章昌市—A（XX年XX月——XX年XX月）。

把這十幾個文件盒依次按“A、B、C、D”的字母順序擺好。

如果遇到一個文件盒裝不下去？就換大文件盒。

到了每一年的開頭，就把上一年的這十幾個文件盒放進旁邊的檔案室，單獨按年份分別存儲好。

一年歸檔整理一次。

所有的文件編碼，都要在台賬上一一對應。

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